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Passages recrute un-e assistant-e formation

Edité le : 17/10/2017
Passages recrute un-e assistant-e formation

Dans le cadre du développement de son activité, Passag/e/s recrute un-e assistant-e de formation pour une durée indéterminée.  

Le poste

L’assistant-e formation est sous la responsabilité hiérarchique de la responsable pédagogique de Passag/e/s et sous la responsabilité fonctionnelle des conseillères formation.

Il/Elle a pour principale mission, en étroite collaboration avec les autres membres de l’équipe, l’accueil (physique et téléphonique) et la gestion administrative et logistique des sessions de formation proposées et mises en œuvre par l’organisme de formation Passag/e/s. Il/Elle interviendra également en appui à l’ensemble de l’équipe sur l’ensemble des actions proposées par l’organisme de formation dans le cadre de son activité.

 

Les missions

1.      Accueil, secrétariat et développement de l’organisme Passag/e/s

Accueil physique, téléphonique et secrétariat

  • Accueil physique et orientation du public
  • Réception, orientation et transmission des messages électroniques
  • Réception, orientation et transmission des communications téléphoniques
  • Réception, enregistrement et transmission du courrier
  • Installation des salles et accueil des participants et des intervenants
  • Suivi du bon déroulement de l’organisation
  • Classement et archivage de la documentation
  • Vérification des stocks de petites fournitures et de restauration d’accueil (café, thé, gâteaux), évaluation des besoins en approvisionnement et définition des commandes à passer

Participation à la promotion de l'offre de formation au développement de la structure 

  • Mise à jour du site Internet
  • Elaboration et diffusion de documents d’information et d’outils de communication (articles, newsletter, plaquettes…)
  • Suivi et mise à jour du fichier clients et travail de relance
  • Participation aux réunions d’équipe et aux évènements fédérateurs organisés par l’organisme de formation Passag/e/s et par le CNLRQ.

 

2.      Gestion administrative, logistique et financière liées aux formations de l’organisme Passag/e/s

Suivi administratif et financier des actions de formation

  • Organisation et suivi administratif des actions de formation à travers un logiciel spécialisé : GESCOF
    • Création des sessions de formation
    • Enregistrement des bulletins d’inscription
    • Elaboration des conventions et des contrats (intervenants et structures
    • Édition et envoi des documents administratifs et des supports de la formation (convocations, émargement, attestations)
    • Gestion des désistements et remplacements...)
    • Synthèse des fiches d’évaluation
    • Clôture et facturation des actions de formation
  • Contrôle, validation et mise en paiement des factures
  • Contrôle et tenue des dossiers des sessions de formation
  • Alimentation des données pour la production d’indicateurs de suivi d’activités

Suivi logistique des actions de formation

  • Interface avec les intervenants
  • Rédaction de courriers et de documents pédagogiques et reprographie
  • Organisation du planning et gestion des salles
  • Réservation des salles et du matériel et des modalités de restauration
  • Recherche de salles et lieux d’hébergement
  • Vérification et gestion des stocks relatifs aux actions de formation (livret de formation, clé USB…)
  • Gestion et alimentation du logiciel Gescof et du site internet
  • Interface avec le prestataire en charge du logiciel de formation Gescof

Appui à l’ensemble de l’équipe dans le suivi de l’activité de l’organisme de formation Passag/e/s

 

Compétences attendues

  • S’exprimer oralement ou par écrit
  • Utiliser les modes de communication écrites ou orales (électronique, téléphone...)
  • Utiliser les outils bureautiques
  • Appliquer et respecter les procédures
  • Trier, hiérarchiser et classer les informations
  • Analyser et gérer les demandes d’information
  • Gérer la confidentialité des informations et des données
  • Travailler en équipe et en relation partenariale
  • Prendre et rédiger des notes, documents de tous ordres
  • Enregistrer les messages et rendre compte

 

Profil recherché

Formation bac + 2 BTS Assistant Manager ou formation équivalente.

Une expérience en organisme de formation serait un plus

Vous partagez les valeurs du secteur de l’économie sociale et solidaire et avez le goût du contact avec des professionnels et des militants engagés.

 

Conditions d’emploi

Statut : employé

Rémunération : Selon profil et expérience

Type de contrat : Contrat à Durée Indéterminée (CDI)

Durée : 35h/semaine

Lien avec l'équipe du Pôle formation du CNLRQ et participation aux réunions d'équipe et aux évènements fédérateurs du CNLRQ.

 

Conditions de réponse

Envoyé CV + Lettre de motivation à l’attention de Jenny EKSL – accueil@passages-formation.fr

Entretien à prévoir entre le 13 et le 23 novembre 2017

Prise de poste : décembre/janvier

Nouvelle formation certifiante : le CQP Agent d'entretien et de proximité

PASSAG/E/S lance une nouvelle formation certifiante avec l'ouverture du CQP Agent d'entretien et de proximité de la branche des Régies de Quartier et de Territoire pour des professionnels et des demandeurs d'emploi exerçant ou souhaitant exercer des fonctions d'entretien et de nettoyage dans le cadre d'une mission de proximité. Les inscriptions sont ouvertes pour la première promotion qui se déroulera à Paris de février à juin 2017.

Pour plus d'information, n'hésitez pas à nous contacter au 01 48 05 75 75 ou par mail et à consulter les documents ci-dessous :

Plaquette CQP

Programme de formation

Dossier d'inscription